Automatyzacja korespondencji i spraw
Poniżej przedstawiamy praktyczne sposoby na automatyzację kancelarii, czyli obsługę pism przychodzących.
Firmy oraz instytucje publiczne stoją przed wyzwaniem efektywnego zarządzania korespondencją i sprawami administracyjnymi. Stale zwiększająca się liczba dokumentów, wraz z rosnącym skomplikowaniem procesów to krótka droga do tzw. wąskich gardeł, błędów wynikających z ręcznego procesowania, a także łatwych do uniknięcia kosztów.
Automatyczna obsługa korespondencji i spraw pozwala usprawnić te procesy, zwiększając efektywność organizacji i minimalizując ryzyko pomyłek.
Na te pytania odpowiadamy w artykule.
Obsługa korespondencji i spraw – na czym polega?
Zacznijmy od teorii.
Obsługa korespondencji polega na przetwarzaniu różnego rodzaju dokumentów, których obrót odbywa się zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. To tak naprawdę całość obrotu dokumentów, które trafiają do sekretariatu z różnych źródeł.
Pośród zadań, które należą do obowiązków osób obsługujących korespondencję, znajdziemy np. rejestrowanie dokumentów, przypisywanie ich do odpowiednich spraw, czy też przesyłanie ich do odpowiedniego działu.
Często osoby przyjmujące korespondencję pracują z systemami, w których wprowadzane są podstawowe dane, takie jak numer dokumentu, numer sprawy, dane osobowe, dane adresowe oraz inne informacje.
Gdy dokumentów przychodzących jest dużo, stanowi to spore wyzwanie, a także naraża na błędy – niektóre z nich mogą mieć dużą wagę. Przykładowo, źle przypisane dokumenty do sprawy narażają na wyciek danych, opóźnienie w realizacji zapytania lub jego niekompletność.
Wiele z tych problemów adresuje automatyzacja obsługi dokumentów.
Czym jest automatyczna obsługa korespondencji?
Opiera się na zastosowaniu oprogramowania IDP (ang. Intelligent Document Processing), które przejmuje powtarzalne zadania związane z przyjmowaniem, przetwarzaniem i archiwizacją korespondencji. Taką platformą jest SensID, która została opracowana w celu wsparcia firm w automatyzacji dokumentów. Wykorzystuje ona nie tylko OCR oraz NLP, ale także modele sztucznej inteligencji.
Platforma do automatyzacji pracy z dokumentami może wykonywać szereg zadań, skupiając się na wsparciu osób, a nie zastąpieniu ich roli.
Zadania wykonywane w sposób automatyczny to np.:
Przykłady automatyzacji korespondencji
Automatyzacja korespondencji to pewien sposób myślenia o procesie, w który włączony zostaje platforma IDP. Zobaczmy jak taki proces może działać w praktyce, rozwiązując przypadki prawdziwych sytuacji.
Zgłoszenia szkody w branży ubezpieczeniowej
Zgłoszenie szkody firmie ubezpieczeniowej to jeden z najczęściej występujących procesów w branży, który jest – do pewnego stopnia – powtarzalny. Wynika to z faktu potrzeby dostarczenia konkretnych dokumentów, które, chociaż mogą różnić się w zależności od rodzaju zgłoszenia, mają wiele wspólnych mianowników dotyczących wydobywanych informacji.
(Usunęłabym ten akapit)Klient zazwyczaj musi dostarczyć szczegółowe informacje dotyczące szkody – zestaw dokumentów zawierający opis własności, która uległa szkodzie, opis wydarzenia wraz ze szczegółowym przedstawieniem zakresu szkód, a także konkretne oświadczenia (np. w przypadku kolizji), dane osobowe (z dowodów osobistych, paszportów, dowodu rejestracyjnego, itp.).
Platforma do automatyzacji korespondencji może pomóc w zbieraniu dokumentacji od klienta, przypisywaniu ich do konkretnej sprawy, a także identyfikowaniu nowych zgłoszeń. W efekcie, firma ubezpieczeniowa szybciej przetwarza zapytania, a także posiada bardziej usystematyzowany proces usługi.
Obsługa reklamacji
Reklamacje także opierają się na zbieraniu konkretnych dokumentów od klienta. W zależności od specyfiki branży oraz rodzaju sprzedawanych produktów lub usług, proces reklamacyjny może być bardzo rozbudowany. Wymagane dokumenty muszą zaś potwierdzać zakup produktu/usługi, a także przedstawiać powód reklamacji, wraz z możliwym rozwiązaniem.
Automatyzacja procesu reklamacji może zawierać krok odczytywania danych, walidacji kompletności dostarczonych dokumentów, a także automatyczne zakładanie spraw lub ich przypisywanie.
Korzyści dla firm i instytucji płynące z automatyzacji obsługi korespondencji
Wdrożenie automatycznej obsługi korespondencji i spraw przynosi firmom szereg korzyści.
- Oszczędność czasu i kosztów – redukcja pracy manualnej, mniejsze ryzyko błędów i opóźnień w przetwarzaniu istotnych spraw klientów.
- Zwiększona efektywność – szybsza obsługa dokumentów, lepsza organizacja procesów.
- Lepsza kontrola i audyt – pełna ścieżka dokumentacji, możliwość śledzenia statusu spraw w czasie rzeczywistym.
- Większa satysfakcja klientów i interesariuszy – szybsza obsługa zapytań, lepsza komunikacja.
Wdrożenie automatyzacji korespondencji – na co zwrócić uwagę?
Decydując się na wdrożenie systemu automatyzacji korespondencji i spraw, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
Podsumowanie
Automatyczna obsługa korespondencji i spraw to kluczowy krok w stronę cyfryzacji i efektywnego zarządzania dokumentami. Firmy i instytucje, które zdecydują się na wdrożenie takiego rozwiązania, zyskują nie tylko oszczędności, ale także większą kontrolę nad procesami i lepszą obsługę interesariuszy.
Platforma SensID jest doskonałym rozwiązaniem dla firm szukających optymalizacji ich procesów, w których codziennie dostarczane są nowe rodzaje dokumentów. Dowiedz się więcej o tej usłudze.
Jeśli szukasz takiego rozwiązania, zapraszamy do kontaktu.