Automatyzacja weryfikacji wstępnej opłat leasingowej

Klient, z którym 4Semantics podjęło współpracę, to jedna z największych firm leasingowych w Polsce. Miesięcznie, przyjmowano maksymalnie 20.000 dokumentów, którymi zajmował się 30-osobowy zespół. To ogrom pracy, która oznaczała godziny pracy manualnej, narażonej na błędy.

Zanim przejdziemy do omówienia samego wdrożenia oraz efektów, warto zapoznać się z samym procesem.

Walidacja wstępnych opłat leasingowych to ważny element procesu finansowania. Tradycyjnie wiąże się to z ręcznym sprawdzaniem wpłat od klientów, ich dopasowywaniem do umów leasingowych i analizą zgodności kwot.  W przypadku dużej liczby transakcji proces ten staje się czasochłonny, kosztowny i podatny na błędy.

Przyjrzyjmy się rozwiązaniu, które wykorzystywało platformę SensID do zaadresowania przedstawionych przez klienta wyzwań.

Krok 1. Integracja systemów i pobieranie danych

Automatyzacja rozpoczyna się od usystematyzowania procesu zbierania danych. Poprzez wykorzystanie integracji API, SensID pobiera dane z kilku źródeł:

• Informacje zawarte w umowach z klientami
• Dane dotyczące transakcji bankowych
• Aktualne kursy walut

Dzięki integracji systemów możliwe jest automatyczne pobieranie i aktualizowanie danych, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji oraz minimalizuje ryzyko błędów.

Krok 2. Model sztucznej inteligencji łączący sprawy z wpłatami

Jednym z ważnych zadań, które platforma SensID może zautomatyzować, jest łączenie dokumentów. W ramach jednej sprawy lub konta klienta generowane oraz przyjmowane są różne dokumenty, których wspólnym mianownikiem może być np. numer sprawy.

Uruchomiony model wykorzystuje informacje dotyczące transakcji (opis, nadawca, lub inne dane, które były dostępne i zostały zdefiniowane podczas mapowania procesu), a także dane o sprawie (np. numer NIP, numer umowy, kwota, tytuł). Zestawiając ze sobą te dwie odrębne kategorie informacji, platforma łączy dokonane wpłaty ze sprawami. Dzięki tej automatyzacji, pracownicy nie muszą przeszukiwać dokumentów i samemu porównywać zawartych informacji.

Krok 3. Etap walidacji kwoty

Dodatkowym krokiem w tym modelu jest walidacja wysokości kwoty. Zgodność kwoty to także porównanie wymaganej sumy z danymi z transakcji. Istotne jest jednak przygotowanie systemu do tego, by – wykorzystując metodę walidacyjną – informował zespół o potencjalnej nadpłacie/niedopłacie.

Tę część w działaniu platformy SensID określamy mianem logiki biznesowej.

Krok 4. Transfer danych do systemu sprzedażowego

Ostatnim krokiem w procesie automatyzacji WOL jest przeniesienie danych o wpłatach do systemu, w którym odbywa się rejestracja oraz monitoring transakcji.

SensID, wykorzystując integrację API, przesyła informacje. Dodatkowo, ten proces zakładał także wykorzystanie Asystenta AI, który odciąża pracowników także w tym zakresie. Asystent uzupełnia system sprzedażowy zgromadzonymi informacjami, zaś rola pracownika przekształca się w nadzór pracy Asystenta.

Celem wdrożenia wyżej opisanego procesu automatyzacji było osiągnięcie kilku istotnych wskaźników. 

• Skrócenie czasu obsługi płatności – wpłaty są księgowane i dopasowywane do umów znacznie szybciej. To powoduje, że więcej spraw może być obsłużonych w tym samym czasie.
• Redukcja błędów – eliminacja ręcznego wprowadzania danych pozwoli znacznie obniżyć ilość pomyłek, które mogą skutkować stratami finansowymi.
• Zwiększenie efektywności pracy – całość procesu odbywa się automatycznie, co prowadzi do zmiany kompetencji pracowników.
• Lepsza obsługa klientów – szybkie przypisywanie wpłat do umów leasingowych oznacza mniejszą liczbę zapytań i reklamacji. Pracownicy mogą proaktywnie działać, sugerując klientom lepsze rozwiązania lub też podnosząc standard obsługi.

Automatyzacja wstępnych opłat leasingowych to sposób na przyspieszenie procesów księgowych, eliminację błędów i poprawę efektywności. Dzięki integracji systemów, inteligentnemu dopasowywaniu wpłat oraz wsparciu użytkowników w analizie danych, firmy leasingowe mogą znacząco usprawnić swoje operacje finansowe.

Aby umówić się na spotkanie, podczas którego eksperci 4Semantics pomogą zmapować proces i przygotować się do wdrożenia platformy, napisz do nas. Skorzystaj z formularza poniżej.