Automatyzacja zapytań ofertowych w branży przemysłowej

Klient 4Semantics, działający w branży dystrybucji stali nierdzewnej i aluminium, obsługiwał zapytania ofertowe dotyczące szerokiego portfolio produktów — m.in. arkuszy, taśm, rur, profili, prętów czy płaskowników. 

Zapytania ofertowe trafiały do organizacji głównie drogą mailową i często zawierały rozbudowane zestawienia produktów w treści wiadomości lub w załączonych tabelach. Dane z zapytań musiały zostać przeanalizowane, zinterpretowane oraz wprowadzone do systemów operacyjnych przed przygotowaniem oferty handlowej. 

Proces stanowił jeden z kluczowych etapów pracy działu handlowego i bezpośrednio wpływał na szybkość reakcji na zapytania klientów. 

Pomimo częściowej digitalizacji proces obsługi zapytań ofertowych w dużym stopniu pozostawał manualny. 

Najważniejsze wyzwania obejmowały: 

• czasochłonną analizę wiadomości email, w których tylko część stanowiła faktyczne zapytania ofertowe,  

• konieczność ręcznego odczytywania danych z tabel i zestawień produktowych,  

• ryzyko błędów podczas przepisywania informacji do systemów wewnętrznych,  

• ograniczoną skalowalność procesu wraz ze wzrostem liczby zapytań.  

Dodatkowym wyzwaniem był fakt, że wiele zapytań zawierało dane zapisane w niestandardowy sposób — szczególnie w tabelach lub załącznikach — co utrudniało ich automatyczne przetwarzanie przy użyciu tradycyjnych narzędzi. 

Klient szukał rozwiązania, które przyspieszyłoby analizę zapytań ofertowych, jednocześnie zachowując kontrolę użytkownika nad procesem. 

lient zdecydował się na rozwiązanie oparte na platformie SensID, zaprojektowane jako automatyczny proces przetwarzania zapytań ofertowych z wykorzystaniem podejścia human-in-the-loop i integracją z systemem ERP.

Analiza i przygotowanie wdrożenia 

Projekt rozpoczął się od szczegółowej analizy procesu biznesowego klienta, obejmującej: 

• zasady identyfikacji zapytań ofertowych w korespondencji email,  
• sposób wydobywania informacji z wiadomości i załączników,  
• integrację z systemami wykorzystywanymi przez klienta.  

Następnie skonfigurowano środowisko SensID CA w wersji cloud oraz opracowano dedykowane modele uczenia maszynowego: 

• model identyfikacji wiadomości będących zapytaniami ofertowymi,  
• modele ekstrakcji danych (język polski i angielski),  
• model dopasowania produktów z zapytania do katalogu produktowego.  

Automatyczna obsługa zapytań ofertowych 

Wdrożone rozwiązanie opierało się na kilku etapach, które opisaliśmy poniżej. 

• SensID monitoruje wskazaną skrzynkę mailową klienta.  
• Wiadomości email (w formacie EML lub MSG) są przekazywane do SensID za pomocą API.  
• System automatycznie klasyfikuje wiadomości:  
  • Zapytanie ofertowe  
  • Inne (ignorowane przez proces).  
• W przypadku zapytań ofertowych SensID:  
  • analizuje treść i załączniki,  
  • wydobywa kluczowe informacje produktowe (nazwa produktu, numer katalogowy, ilość), także dane z tabel i zestawień,  
  • dopasowuje produkty do katalogu klienta,  
  • przeprowadza walidację i normalizację danych,  
  • zapisuje wyniki w aplikacji SensID Data Studio.  

Human-in-the-loop 

System działa zgodnie z filozofią kontrolowanej automatyzacji: 

• zapytania o jednoznacznym wyniku są automatycznie zatwierdzone i trafiają bezpośrednio do systemu ERP klienta, 
• przypadki niejednoznaczne oznaczane są jako Do weryfikacji, gdzie użytkownik może szybko skorygować dane i zatwierdzić wynik.  

Po zatwierdzeniu — automatycznym lub manualnym — zapytanie trafia do ERP w ustrukturyzowanej postaci, gotowej do dalszego procesu ofertowania. 

Przyspieszenie obsługi zapytań 

Handlowcy nie muszą już ręcznie analizować każdej wiadomości ani przepisywać danych z tabel produktowych. System automatycznie identyfikuje zapytania i przygotowuje ustrukturyzowane dane do dalszej pracy. 

Ograniczenie błędów operacyjnych 

Automatyczne odczytywanie informacji oraz ich walidacja znacząco zmniejszają ryzyko pomyłek powstających podczas ręcznego wprowadzania danych. 

Automatyzacja pracy z dokumentami tabelarycznymi 

Kluczową wartością rozwiązania okazała się możliwość skutecznego odczytu danych zapisanych w tabelach — obszarze, który nadal stanowi wyzwanie dla wielu systemów automatyzacji. 

Zachowanie kontroli nad procesem 

Dzięki podejściu human-in-the-loop użytkownicy zachowują pełną kontrolę nad nietypowymi przypadkami, jednocześnie korzystając z automatyzacji w standardowych scenariuszach. 

Fundament pod dalszą automatyzację 

Ustrukturyzowane dane trafiają bezpośrednio do systemów operacyjnych, co otwiera drogę do dalszej automatyzacji procesów ofertowania i obsługi klientów. 

Celem procesu opracowanego dla klienta z branży przemysłowej jest wsparcie procesu sprzedażowego poprzez usprawnienie pracy z dokumentami. 

Aby umówić się na spotkanie, podczas którego eksperci 4Semantics pomogą zmapować proces i przygotować się do wdrożenia platformy, napisz do nas. Skorzystaj z formularza poniżej.