4semantics
/
Jak przygotować się do wdrożenia e-Doręczeń?

Projekt e-Doręczenia w pigułce

Poniżej przedstawiamy analizę nowego projektu, e-Doręczenia, wraz z kluczowymi datami i obowiązkami wynikającymi ze zmieniających się przepisów.

Większość przedsiębiorstw będzie objętych obowiązkiem korzystania z e-doręczeń do końca 2025 roku.

Z czym wiąże się ten obowiązek? Czy Twoja firma musi się przygotować? Sprawdź w naszym artykule, przygotowanym na podstawie materiałów Ministerstwa Cyfryzacji.

W artykule znajdziesz:

praktyczne informacje o tym czym jest system e-Doręczeń, a także kogo dotyczy,
harmonogram wdrożenia systemu,
potencjalne wyzwania wynikające z wprowadzenia e-Doręczeń w firmie,
przedstawienie automatyzacji obsługi systemu e-Doręczeń.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to nowy sposób obiegu dokumentów między firmami a instytucjami państwowymi. Wedle oficjalnych materiałów Ministerstwa Cyfryzacji, jest to “elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.”

Celem/założeniem tego projektu jest zastąpienie papierowej korespondencji urzędowej, jak również systemu ePUAP. Pomysł jest efektem rozporządzenia unijnego oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych.W praktyce wszystkie podmioty objęte systemem e-Doręczeniem będą wpisywać adresy do tzw. BAE – bazy adresów elektronicznych – czyli publicznego rejestru adresów służących do komunikacji. Nie będą to jednak istniejące adresy e-mail, a nowe, utworzone w systemie.

Chociaż e-Doręczenia nie są nowością w Polsce – system jest stopniowo wprowadzany od 2023 roku – to temat stanie się ważny dla większości przedsiębiorstw w Polsce.

Czy e-Doręczenia dotyczą mojej firmy? W skrócie - tak.

Obowiązek rejestracji adresu kontaktowego w BAE oraz wprowadzenia e-Doręczeń dotyczy wszystkich firm w Polsce. W zależności od daty utworzenia firmy (a dokładniej wpisu w KRS lub CEiDG), Twoje przedsiębiorstwo może mieć jeszcze kilka tygodni lub miesięcy na wdrożenie. Z obowiązku zwolnione będą osoby prywatne, aczkolwiek także obywatele będą zachęcani do tego sposobu komunikacji z urzędami.

Obok zamieściliśmy harmonogram terminów wdrożeń, w którym znajdziesz swoją datę obowiązywania e-Doręczeń w Twojej firmie.

Potencjalne wyzwania związane z wdrażaniem e-Doręczeń

Chociaż system e-Doręczeń ma kilka ważnych technologicznych zalet, do których należą np. wyższy poziom integralności danych, czy też dostęp do wiarygodnych dokumentów, najważniejszą z nich ma być przede wszystkim wygoda. W dobie, gdy wiele biznesów na stałe pozostała w trybie pracy zdalnej po pandemii COVID-19, to rozwiązanie ułatwia procesowanie spraw związanych z organizacjami sektora publicznego. Pracownicy nie będą zmuszeni załatwiać spraw na poczcie, lub wysyłać wszystkich dokumentów tradycyjną ścieżką.

Dodatkowo, jak czytamy na stronie poświęconej projektowi e-Doręczeń, system będzie rozszerzany o zewnętrznych dostawców (obecnie jest nim Poczta Polska), którzy będą mogli uruchomić usługę doręczenia elektronicznego (więcej o kwalifikowanych dostawcach usług znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu).

Co ciekawe, istnieje także benefit w postaci obniżonych kosztów. Wedle portalu ITwiz, przeciętny koszt e-doręczenia to ok. 2,20 zł, a nadanie tradycyjnego listu to ok. 9 zł.

Mimo tego, że e-Doręczenia to ważny krok w kierunku digitalizacji państwa, każdy nowy system może prowadzić do tworzenia się nowych problemów w firmie.

Kilka z nich zostało opisanych poniżej.

Dostarczenie domniemane -

system e-Doręczeń automatycznie klasyfikuje każdą wiadomość, która trafia na skrzynkę, jako doręczoną po upływie 14 dni. W praktyce będzie to oznaczać potrzebę codziennej, bieżącej pracy z nowym systemem. W dużych firmach to spore wyzwanie, oznaczające nawet dedykowane osoby, których zadaniem będzie bieżąca obsługa przychodzącej korespondencji

Możliwe “zapchanie” skrzynki -

w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa, komunikatów wpadających na skrzynkę może być wiele. W efekcie, tak jak zwykła skrzynka mailowa, także ta w systemie e-Doręczeń może być przepełniona. Przekłada się to na umykające terminy oraz ważne dokumenty i komunikaty, które nie trafiły na czas na odpowiednie biurko. Wiele firm nie może pozwolić sobie na taką blokadę przepływu informacji.

Niestabilność techniczna systemu -

błędy wynikające z obciążenia systemu, a także zapewnienie ciągłości usługi mogą mieć wpływ na dostarczalność dokumentów, w tym załączników. To nie tylko wyzwanie po stronie urzędów, ale także kwestia optymalizacji pracy (np. dopasowania się do godzin prac nad systemem).

Potrzeba przeszkolenia zespołu i zbudowania nowych procesów -

szczególnie firmy, które nie inwestowały w adaptowanie działalności w przestrzeni digitalowej, mogą mieć początkowo problemy ze sprawną obsługą systemu.

Jak automatyzacja dokumentów pomaga w obsłudze e-Doręczeń

Automatyzacja dokumentów to nowoczesny sposób na usprawnianie zadań, w których pracownicy pracują z danymi wydobywanymi z dokumentów. To szereg różnych działań, które mogą zawierać digitalizację tradycyjnej korespondencji, automatyczną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, klasyfikację dokumentów, czytanie danych, jak również przesyłanie ich do systemów wewnętrznych w firmie. Automatyzacje przekładają się na skrócenie czasu pracy z dokumentami, dają większą kontrolę nad kosztami, a także wspierają skalowanie procesów.

W kontekście e-Doręczeń, platforma do automatyzacji może wykonać szereg akcji:

Klasyfikować przychodzące wiadomości.

Pisma, które trafiają do firmy różnią się od siebie, a pierwszy krok ku optymalizacji procesu to odpowiednie określenie rodzaju dokumentu. Automatyzacja w ramach platformy SensID – produktu 4Semantics – pozwala na szybką identyfikację rodzaju pisma.

Odczytywać dane z pism.

Konkretne procesy wymagają właściwych danych odczytanych z dokumentów. Platforma automatyzująca pracę z dokumentami znajduje konkretne informacje, nie angażując przy tym pracowników.

Wspierać dystrybucję informacji.

Odczytane dane mogą być wysłane do systemu dziedzinowego, a także trafiać do konkretnych osób przypisanych do procesu, uruchamiając tym samym kolejny krok w załatwieniu sprawy.

Podsumowanie – czy Twoja firma jest gotowa na e-Doręczenia?

Im wcześniej rozpoczniesz wdrażanie e-Doręczeń, tym lepiej dla Twojej firmy. Sam proces założenia adresu to tylko chwila, lecz jego adaptacja może zająć dużo dłużej. Ponadto, planując wdrożenie e-Doręczenia, warto wcześniej zastanowić się nad różnymi sytuacjami, gdy zespół musi przeprocesować konkretne dokumenty.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym jak – w praktyce – wygląda integracja systemu SensID z systemem e-Doręczeń, skontaktuj się z nami.